Traducere cu titlu informativ. În caz de neconcordanță, prevalează versiunea originală în limba engleză, sub jurisdicția Irlandei (Cuandeoro Limited, CRO 813028).
Acordul de prelucrare a datelor Veripass
Face parte din Termenii și condițiile de utilizare.
1. Părți și roluri. Clientul este operatorul. Cuandeoro Limited t/a Veripass este persoana împuternicită de operator pentru datele cu caracter personal conținute în documentele Clientului și în conținutul contului („Datele cu caracter personal ale Clientului”).
2. Obiect, natură și scop. Stocarea, extragerea, analiza și publicarea datelor pașapoartelor de produs și de baterie, exclusiv în scopul furnizării Serviciului.
3. Durată. Durata abonamentului plus perioada de ștergere prevăzută la clauza 11.
4. Categorii de persoane vizate. Personalul și utilizatorii Clientului; persoanele de contact ale furnizorilor, clienților și laboratoarelor Clientului menționate în documentele încărcate.
5. Categorii de date. Nume, date de contact profesionale, funcții, semnături și identificatori care apar în documente; date ale contului de utilizator. Nu se preconizează categorii speciale de date. Clientul nu le va încărca.
5A. Obligațiile Clientului. Clientul se asigură că are un temei legal pentru prelucrare și dă instrucțiuni legale, informează persoanele vizate în măsura necesară și nu încarcă categorii speciale de date.
6. Obligațiile persoanei împuternicite. Veripass va:
- (a) prelucra datele numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului, inclusiv în ceea ce privește transferurile către o țară terță, cu excepția cazului în care este obligată să procedeze astfel în temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern al unui stat membru, caz în care Veripass informează Clientul cu privire la această cerință legală înainte de prelucrare, cu excepția cazului în care dreptul respectiv interzice o astfel de informare din motive importante de interes public;
- (b) asigura că persoanele autorizate să prelucreze datele sunt supuse unei obligații de confidențialitate;
- (c) pune în aplicare măsurile tehnice și organizatorice prevăzute în Anexa 2;
- (d) sprijini Clientul în soluționarea cererilor persoanelor vizate și în respectarea Art. 32-36 GDPR, ținând seama de natura prelucrării;
- (e) pune la dispoziție informațiile necesare pentru a demonstra conformitatea;
- (f) informa imediat Clientul dacă o instrucțiune încalcă legislația privind protecția datelor.
7. Sub-procesatori.
- Clientul acordă o autorizare generală pentru sub-procesatorii enumerați în Anexa 3.
- Veripass notifică prin e-mail noii sub-procesatori cu 30 de zile în avans. Clientul se poate opune din motive întemeiate și, dacă nu se convine o soluție, poate rezilia contractul fără penalități.
- Veripass impune fiecărui sub-procesator obligații echivalente în materia protecției datelor și rămâne răspunzătoare pentru aceștia.
8. Transferuri internaționale. Datele cu caracter personal ale Clientului pot fi prelucrate în Statele Unite de furnizorul de găzduire al Veripass (Cloud Clusters, Inc.) și de Google (API Gemini, nivel plătit), în baza Clauzelor contractuale standard (Decizia (UE) 2021/914 a Comisiei) și, după caz, a Cadrului UE-SUA privind confidențialitatea datelor, cu măsuri suplimentare (criptare în tranzit și în repaus). Fișierele de demonstrație sunt șterse după 24 de ore.
9. Prelucrare prin IA. Documentele sunt prelucrate de furnizorii de IA enumerați în Anexa 3, în baza unor condiții care nu le permit să utilizeze datele Clientului pentru antrenarea modelelor lor. Nu folosim documentele sau datele dumneavoastră pentru antrenarea niciunui model de IA.
10. Încălcări ale securității datelor cu caracter personal. Veripass notifică Clientul fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în termen de 48 de ore de la luarea la cunoștință a unei încălcări care afectează Datele cu caracter personal ale Clientului, cu informațiile prevăzute la Art. 33(3) GDPR, pe măsură ce acestea devin disponibile.
11. Returnare și ștergere. La alegerea Clientului, Veripass returnează sau șterge Datele cu caracter personal ale Clientului. În termen de 60 de zile de la încetare, Clientul își poate exporta datele. Ulterior, Veripass șterge Datele cu caracter personal ale Clientului în termen de 30 de zile, inclusiv copiile de rezervă în cadrul ciclului lor de rotație (maximum 35 de zile), cu excepția cazului în care dreptul Uniunii sau al unui stat membru impune stocarea.
12. Audituri. Veripass permite și contribuie la audituri, inclusiv inspecții, efectuate de Client sau de un auditor independent mandatat de acesta și obligat la confidențialitate. Auditurile au loc o dată la 12 luni, cu un preaviz de 30 de zile (mai des după o încălcare sau atunci când o autoritate de supraveghere o impune), în timpul programului de lucru și pe cheltuiala Clientului. Un chestionar scris precedă auditul, atunci când este suficient.
13. Răspundere. Sub rezerva limitărilor din Termenii și condițiile de utilizare, cu excepția cazului în care GDPR nu permite limitarea.
14. Prioritate. În caz de conflict, prezentul DPA prevalează asupra Termenilor în materia protecției datelor.
Anexa 1 · Detalii privind prelucrarea
Conform clauzelor 2-5.
Anexa 2 · Măsuri tehnice și organizatorice
- TLS 1.2 sau superior în tranzit; criptare AES-256 în repaus.
- Acces bazat pe roluri, MFA pentru personal, privilegiu minim.
- Datele Clientului sunt separate logic pe fiecare cont.
- Jurnal de audit al validărilor și publicărilor.
- Copii de rezervă zilnice criptate, rotație de 35 de zile.
- Fișierele de demonstrație sunt șterse după 24 h.
- Remedierea vulnerabilităților critice în termen de 7 zile.
- Revizuirea anuală a acestor măsuri.
Anexa 3 · Sub-procesatori
| Sub-procesator | Scop | Locație |
|---|---|---|
| Cloud Clusters, Inc. | Găzduirea aplicației și a paginilor de pașaport | Statele Unite |
| Google (API Gemini, nivel plătit) | Extragerea documentelor | Statele Unite |
| Cloud Clusters, Inc. (server de e-mail propriu, mailcow) | Statele Unite |
Stripe prelucrează datele de facturare proprii ale Veripass; nu prelucrează Date cu caracter personal ale Clientului provenite din documente.